Masih ingat film Mission Impossible. Untuk menyelesaikan suatu misi yang sangat sulit, Ethan Hunt selalu mengadakan pertemuan dengan anggota timnya. Setiap detail rencana atau plan dijelaskan dan disusun secara matang. Hal serupa juga perlu dilakukan dalam IT Project Management, terutama pada bagian IT Project Planning.

Hal ini disampaikan oleh Fran Suwarman Sjam dalam acara IT Project Management beberapa waktu lalu. Fran juga mengatakan bahwa saat planning ada 2 hal penting yang tidak boleh diabaikan. Pertama, mem-breakdown pekerjaan sedetail-detailnya beserta jadualnya dan menyamakan asumsi beserta batasan-batasan yang digunakan.

Menurut pembicara SBSA yang lain Arry Akhmad Arman, berdasarkan survey META Group, 95% proyek IT yang mengalami pembengkakan biaya juga mengalami masalah penjadualan. Sedangkan berdasarkan survey Sharing Vision, di Indonesia masalah yang sering terjadi ketika proyek IT sedang dilaksanakan adalah masalah integrity dengan sistem eksisting. Perusahaan juga harus waspada terhadap kemungkinan munculnya hidden cost, untuk menghindari itu perusahaan harus teliti dan cermat saat menyusun plan.

Siap Terhadap Perubahan Saat Eksekusi

Saat sebuah plan dieksekusi, tak jarang di tengah perjalanan perlu diadakan perubahan-perubahan. Layaknya sebuah permainan catur yang memiliki banyak alternatif langkah, perusahaan juga harus siap jika perlu diadakan perubahan dalam plannya, kata Budi Sulistyo saat Sesi IT Project Execution. Budi Sulistyo juga mengatakan, pada umumnya untuk mengantisipasi hal ini perusahaan memiliki prosedur manajemen perubahan requirement. Prosedur ini digunakan untuk mengontrol perubahan yang terjadi, jika tidak memiliki prosedur ini biasanya akan terjadi Perubahan yang tidak terkontrol menyebabkan melebarnya ruang lingkup. (Sharing Vision)

Liputan SBSA : IT Project Management , tanggal 17-18 Januari 2008. Terimakasih atas partisipasi para peserta dalam acara ini, terimakasih ditujukan untuk Bank DKI, Bank BPD Kalsel, Bank Indonesia, Bank Permata, PTPN VII, Infomedia Nusantara dan Trimegah Securities.